新卒内定承諾後に辞退するメールの書き方＆例文集

新卒内定承諾後に辞退を決めた場合、どのようにメールで伝えるべきか迷う方は多いでしょう。この記事では、辞退メールの書き方や注意点、実際に使える例文をまとめて解説します。

新卒内定承諾後に辞退するメールの基本マナー

内定承諾後に辞退を伝える際は、相手への配慮と誠意が何より大切です。メールの内容やタイミングに気をつけることで、社会人としての信頼を損なわずに対応できます。

件名は簡潔に「内定辞退のご連絡」

メールの件名は「内定辞退のご連絡」とし、必要に応じて自分の名前も加えると分かりやすくなります。採用担当者は多くのメールを受け取るため、要件が一目で伝わる件名が基本です。

最初に内定への感謝を伝える

メール本文の冒頭では、まず内定をもらったことへのお礼を必ず述べましょう。企業は多くの時間と労力をかけて選考を行っているため、感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。

新卒内定辞退メールの書き方と流れ

メールで辞退を伝える際は、要点を押さえた簡潔な文章が求められます。ここでは、メール作成時の流れと各パートのポイントを具体的に解説します。

辞退の意思をはっきり伝える

「内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました」と明確に伝えましょう。曖昧な表現は誤解を招くため、辞退の意思ははっきりと記載します。

辞退理由は簡潔にまとめる

辞退理由は「一身上の都合」「他社への入社を決めた」「家庭の事情」など簡単で構いません。詳細な説明は不要ですが、誠実に伝えることが大切です。

内定承諾後の辞退メール例文集

実際のメール作成時に使える例文を、さまざまなケースごとに紹介します。テンプレートを参考にしつつ、自分の状況に合わせてアレンジしましょう。

基本パターンの例文

件名：内定辞退のご連絡／〇〇大学 〇〇
〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
誠に勝手ながら、熟考の末、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
本来であれば直接お会いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことをお許しください。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

他社内定を理由に辞退する場合

件名：内定辞退のご連絡／〇〇大学 〇〇
〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
誠に恐縮ですが、他社からの内定を受け入れることを決めましたため、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
貴社には選考過程で多くの貴重なお時間をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
このような結果となり大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただければ幸いです。
貴社のご発展をお祈り申し上げます。

家庭の事情や一身上の都合で辞退する場合

件名：内定辞退のご連絡／〇〇大学 〇〇
〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
誠に勝手ながら、一身上の都合により貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
このようなご連絡となり大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますと幸いです。
貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

新卒内定辞退メールの注意点とトラブル回避策

メールで辞退を伝える場合でも、社会人としてのマナーやトラブル防止のための注意点を押さえておきましょう。円満な辞退につなげるためのコツも紹介します。

辞退はできるだけ早く伝える

辞退を決めたら、できるだけ早く連絡するのがマナーです。内定承諾後は企業も入社準備を進めているため、迷ったら早めの連絡を心がけましょう。

メール送信後のフォローも大切

メールを送った後、返信がない場合は数日後に電話で確認するのも安心です。辞退後も社会人としての礼儀を忘れず、最後まで誠実に対応しましょう。

以上のポイントを押さえておけば、新卒内定承諾後の辞退も社会人として誠実に対応できます。迷ったときは、先輩やキャリアセンターにも相談してみましょう。

よくある質問