「予めご了承ください」ビジネスの意味と例文＆メールの書き方。目上の人に使う敬語と言い換え

「予めご了承ください」というフレーズは、何かをお願いする前や、ある事実を伝える際に、相手に事前の理解や同意を求める表現です。

この言葉を使うことで、後で起こりうる問題や誤解を避けることができます。また、相手への配慮が感じられるため、ビジネスシーンでは特に役立つフレーズです。

「予めご了承ください」ビジネスでの意味と使うコツ

ビジネスでは、「予めご了承ください」は、相手に不便をかけることや、特定の条件を伝えた上での了承を求める際に用います。

相手の了解を得ることで、後のトラブルを防ぎ、互いの信頼関係を保つことができます。

  • 使用する際は、具体的な理由や状況を明確に伝えることが大切です。
  • 相手が了承しやすいように、謙虚な姿勢を忘れずに。
  • 了承を求める内容が相手にとって不利益なものでないか、十分に考慮しましょう。

「予めご了承ください」を使用するビジネスシーン

  • 予定していた会議の日程変更を伝える際。
  • 商品の配送遅延をお知らせする時。
  • サービスの一時的な中断を告げる場合。
  • 特定の条件下での提案をする時。
  • 期限内の対応が難しいことを伝える時。
  • 予算や範囲など、プロジェクトの制約を説明する際。
  • システムメンテナンスによるサービス停止を告知する時。
  • 利用規約の変更を通知する時。
  • 企業の方針変更を伝える際。
  • 必要な書類の提出期限を設ける時。

シチュエーション別のビジネス例文

申し訳ありませんが、次週の会議は日程を変更させていただきます。予めご了承ください。
大変心苦しいのですが、お待ちいただいている商品の配送に遅れが生じています。予めご了承ください。
サーバーメンテナンスのため、明日の午前2時から4時までサービスがご利用いただけません。予めご了承ください。
お伝えしたいことがあります。次期バージョンのリリースに伴い、一部機能が変更されます。予めご了承ください。
この度、利用規約が一部改定されることとなりました。予めご了承ください。
重要なお知らせです。来月より、サポートデスクの対応時間が変更となります。予めご了承ください。

ビジネスメール例

掲題：配送遅延に関するお知らせ
○○○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。

誠に申し訳ございませんが、ご注文いただいた商品の配送に遅れが生じております。

予めご了承ください。

お客様には大変ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

「予めご了承ください」目上の人に使う敬語

目上の人に対して使用する際は、更に丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。

例えば、「何卒、ご了承いただけますようお願い申し上げます」と言い換えることで、敬意を表しつつ、自分の要望や伝えたい事項への理解を求めることができます。

「予めご了承ください」間違った使用法

  • 相手に選択権がない場合に使用する。
  • 謝罪の言葉として使う。
  • 自己正当化のために使用する。
  • 過度に頻繁に使用する。

言い換え集とその解説

「ご承知おきください」
よりフォーマルな状況で使える表現で、事前の了解を求める際に適しています。
「ご理解いただけますと幸いです」
相手に理解を求めつつ、やわらかい印象を与える表現です。
「ご容赦ください」
何らかの不便や不都合をおかけすることを前もってお詫びする際に使います。
「ご留意ください」
注意してほしいポイントや条件を伝える際に役立つ表現です。
「あらかじめご了承いただければ幸いです」
「予めご了承ください」と同じ意味ですが、より丁寧な言い回しになります。
「ご確認ください」
特定の情報や条件を確認してもらいたい時に使います。
「ご協力をお願いします」
相手の理解と協力を求める際に適した表現です。
「何卒ご理解のほどを」
相手に深い理解を求めたい時に使う、丁寧な表現です。
「ご注意ください」
特に警戒や注意が必要な点を伝える時に使います。
「ご協力お願い申し上げます」
協力を求める際に、敬意を表して使う表現です。
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