「説明不足で申し訳ございません」敬語の用法と意味。メール作成＆ビジネス例文＆言い換え集

「説明不足で申し訳ございません」というフレーズは、何かを説明する際に、その内容が充分ではなかったことを謝る言葉です。

この言葉は、相手に対して敬意を表しつつ、自分の不手際を認めて謝罪するという意味合いを持っています。

特にビジネスの世界では、明確で正確な情報伝達が求められるため、このフレーズの使い方一つ取っても、非常に重要な意味を持ちます。

「説明不足で申し訳ございません」ビジネスでの意味と使うコツ

ビジネスの場面では、「説明不足で申し訳ございません」は、自身の説明が相手にとって不十分だった場合に使います。

これは自己反省の意味も込められており、さらなる信頼関係の構築に寄与することが期待されます。

使う際のコツをいくつか紹介します。

  • 具体的な不足点を指摘し、どのように改善するかを示すことが重要です。
  • 相手の理解を確認するため、追加の説明や資料を提供することを申し出ましょう。
  • 誠実さを伝えるため、直接対話でこのフレーズを使う機会を選ぶと良いでしょう。

「説明不足で申し訳ございません」敬語の用法

上司に対して「説明不足で申し訳ございません」と言う場合、敬語表現は特に重要です。

このフレーズを使うことで、自己の責任を認めつつも、その解決に向けての意志を示すことができます。

敬語を使うことで、上司に対する敬意を保ちつつ、プロフェッショナルな態度を見せることができます。

ビジネスメール例

掲題：プロジェクト進行状況のご報告
株式会社〇〇
〇〇様

先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

プレゼンテーションにおいて、説明不足で申し訳ございませんでした。

こちらの不手際でご不便をおかけした点、心よりお詫び申し上げます。

添付ファイルにて、不足していた情報を詳細に記載いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。

今後はこのようなことがないよう、細心の注意を払って参ります。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

シチュエーション別のビジネス例文

プロジェクトの遅れについて報告する際、説明不足で申し訳ございません。今後の進行計画を詳細に説明させていただきます。
お客様からの問い合わせに対して、説明不足で申し訳ございません。以下に詳細を記載させていただきます。
報告書の内容に関して、説明不足で申し訳ございません。追加のデータを添付いたします。
提案書の見積もりについて、説明不足で申し訳ございません。詳細な内訳をお送りします。
製品の機能について、説明不足で申し訳ございません。さらなる情報をご提供します。
業務手順の変更点について、説明不足で申し訳ございません。詳細なガイドを改めてお送りいたします。

ビジネスシーンで使用する場面

ビジネスのさまざまな場面で「説明不足で申し訳ございません」が使われます。

ここでは具体的なシーンを10個挙げてみましょう。

  • プロジェクトの進捗報告で必要な情報を提供し忘れた時
  • 商品やサービスの説明を行った後、顧客からの質問に十分答えられなかった時
  • 会議での質疑応答で、質問に対する答えが不十分だった時
  • 提出した書類や報告書に重要な情報が抜けていた時
  • メールや書簡での説明が十分でなかったことに後から気づいた時
  • クライアントへのプレゼンテーションで重要な点を説明し忘れた時
  • 業務指示が不明瞭で、部下や同僚が混乱した時
  • 新しいシステムやポリシーを紹介する際、詳細を省略してしまった時
  • 取引条件や契約の詳細を説明する際、重要な部分を漏らした時
  • 教育やトレーニングで、必要な情報の提供が不足した時

言い換え集とその解説

「補足させていただきます」
不足した情報を後から追加する際に使用します。
「詳細をご説明します」
より具体的な説明を行う意向を示します。
「改めてご報告します」
前回の説明が不足していたと認め、再度報告する意向を表します。
「さらに詳しくお伝えします」
既に提供した情報に加え、更に詳細な情報を提供する意向を示します。
「ご不明点を解消します」
相手の疑問や不明点を明確にするために用います。
「具体的な例を挙げて説明します」
理解を深めるために、具体例を用いて説明する意向を示します。
「ご理解いただけるように」
相手が理解できるように、という意向を込めて使用します。
「この点、明確にします」
あいまいだった部分を明確にする意向を示します。
「もう一度、ご説明させていただきます」
再説明の機会を求める際に使います。
「これについて、追加で情報を提供します」
特定の点について、追加情報を提供する際に使用します。
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