「上記」ビジネスの意味と例文＆言い換え。上司に使う敬語とメール作成例

「上記」は文書やメールの中で、前に書いた内容を指し示す際に使用する便利な表現です。ビジネスの場面で頻繁に登場する重要な言葉なので、適切な使い方を押さえておきましょう。

特に報告書やビジネスメールでは、文章を簡潔にまとめる際に重宝される表現となっています。要点を明確に示し、重複を避けることができるため、ビジネス文書には欠かせない表現の一つですね。

Q ビジネスにおいて「上記」の意味は？: A

文書の中で、すでに述べた事項を指し示す際に使用する表現です。前述の内容を簡潔に参照できるため、ビジネス文書では重要な役割を果たします。

「上記」ビジネスでの意味と使い方
ビジネス例文
言い換え
「上記」上司に使う敬語
ビジネスメール例
「上記」間違った使用法
「上記」を使用するビジネスシーン
まとめ

「上記」ビジネスでの意味と使い方

ビジネスシーンにおいて、「上記」は文書やメールの中で既に説明した内容を指し示す際に使用される重要な表現です。特に長文の報告書やプレゼンテーション資料では、要点を効果的にまとめる際に重宝されます。また、複数の項目を列挙した後に、それらを一括して参照する場合にも適切な表現となっています。

使用場面	効果	注意点
ビジネス文書	文章の簡潔化	指示内容の明確化
メール	要点の強調	参照箇所の明示

「上記」を使う際は、必ず参照する内容が明確になるよう、段落構成を工夫しましょう！

文書の中で既に説明した内容を指し示す際は、その参照範囲を明確にすることが重要です。特に長文の場合は、段落や箇条書きを活用して、どの部分を指しているのかを読み手に分かりやすく示す必要があります。
メールや報告書では、複数の項目を列挙した後に「上記の通り」という形で使用することが多いです。この場合、列挙した項目全体を指していることを明確にするため、箇条書きや番号付けを活用すると効果的です。
「上記」を使用する際は、その直前に関連する内容が明示されている必要があります。離れた位置にある内容を指す場合は、具体的な項目名や参照ページを併記するなど、補足情報を添えることが望ましいでしょう。

ビジネス例文

ビジネスで「上記」を使用する際は、文脈に応じて適切な表現を選ぶことが大切です。形式的な使用を避け、伝えたい内容を明確に示すことを心がけましょう。

上記の件につきまして、ご確認をお願いいたします。

ご提案いただきました内容について、上記の通り進めさせていただきたく存じます。

上記の条件で契約を締結したいと考えております。

上記の日程で会議を設定させていただきました。

添付資料に記載の上記項目について、ご検討をお願いいたします。

上記の理由により、納期を1週間延長させていただきたく存じます。

上記の結果に基づき、次回の方針を決定いたしました。

上記のスケジュールで進行する予定でございます。

これらの例文からわかるように、「上記」は様々なビジネスシーンで活用できる便利な表現です。特に文書やメールでは、要点を簡潔にまとめる際に重宝されます。また、複数の項目を列挙した後に、それらを一括して参照する場合にも適切な表現となっています。

使用する際は、指し示す内容が明確になるよう、段落構成や箇条書きを工夫することが大切ですね。

言い換え

「上記」の言い換え表現を使用する際は、文脈や状況に応じて適切なものを選択することが重要です。フォーマルな度合いや、指し示す範囲によって使い分けましょう。

「前述」
より文章的な表現で、学術的な文書などでも使用できます。

「既述」
すでに述べられた内容を指す際に使用される表現となっています。

「上述」
文章の中で、前に述べた内容を指し示す際の表現でしょう。

「前記」
前に記載された内容を指す際に使用する表現となります。

「以上」
ここまでの内容を総括する際によく使用される表現ですね。

「先述」
前に述べた内容を指す際の表現として使用できます。

「上掲」
上に掲げた内容を指す際の表現となっています。

「前掲」
前に掲げた内容を指す表現として使えるでしょう。

「上項」
上の項目を指す際の表現として活用できます。

「前項」
前の項目を指す表現として使用することができます。

言い換え表現を使用する際は、文書の性質や読み手との関係性を考慮して選択することが重要です。また、同じ表現を繰り返し使用することは避け、適切に使い分けることで、文章に変化をつけることができます。

特にフォーマルな文書では、「前述」「既述」などの表現を使うことで、より丁寧な印象を与えることができるでしょう。

「上記」上司に使う敬語

基本形：上記の件について
尊敬語：上記の件につきまして
謙譲語：上記の件を拝見させていただきまして
丁寧語：上記の件でございます

上司に対して「上記」を使用する際は、適切な敬語表現を選択することが重要です。特に報告や依頼の場面では、謙譲語を交えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

また、文書の性質や状況に応じて、敬語のレベルを調整することも大切です。特に重要な案件や正式な文書では、より丁寧な表現を心がけましょう。

ただし、過度な敬語の使用は避け、明確さを損なわないよう注意が必要です。

ビジネスメール例

掲題：商品納期変更のお知らせ

山田産業株式会社
営業部佐藤様

いつもお世話になっております。

先日ご注文いただきました商品について、生産ラインの調整が必要となり、納期に変更が生じることとなりました。

変更後の納期は、上記の通り来月15日とさせていただきたく存じます。

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。

テクノ商事株式会社
製造部鈴木一郎

「上記」間違った使用法

異なる文書を跨いで使用する
例：「先日送付した資料の上記の内容について」（別文書の内容は「上記」では指せない）
参照内容が別ページにある場合の使用
例：「前ページの売上実績について、上記の数値に基づき分析を行います。」（ページが異なる場合は「前ページ記載の」など具体的な表現を使用すべき）
別メールの内容を指す使用
例：「先ほどのメールを拝見しました。上記の件について承知いたしました。」（別メールの内容は「上記」では指せない）
添付ファイルの内容を本文で指す使用
例：「添付データの件、上記の内容でご確認ください。」（別ファイルの内容は「上記」では指せない）

「上記」を使用するビジネスシーン

ビジネスにおいて「上記」は、様々な場面で活用される重要な表現です。特に文書やメールでの連絡、報告書の作成、会議資料の準備など、多岐にわたる状況で使用されます。

また、複数の項目を列挙した後に、それらを一括して参照する際にも有効な表現となります。使用する際は、指し示す内容が明確になるよう、段落構成や箇条書きを工夫することが重要です。

会議や打ち合わせ後の議事録作成時に、決定事項をまとめる場面で使用します。具体的な内容を箇条書きで示した後、「上記の通り決定いたしました」といった形で締めくくることが多いです。
企画書や提案書において、提示した内容を要約する際に活用します。複数のアイデアや施策を列挙した後、「上記の施策を実施することで」といった形で使用されます。
取引先との契約書作成時に、契約条件を明確にする場面で使用します。各条件を詳細に記載した後、「上記の条件で合意する」という形で締めくくることが一般的です。
プロジェクトの進捗報告において、完了した作業や今後の予定を示す際に使用します。タスクリストを示した後、「上記のスケジュールで進行する」といった形で使われます。
社内での業務連絡や指示事項の伝達時に使用します。複数の指示を明確に列挙した後、「上記の件についてご対応をお願いします」といった形で締めくくります。
見積書や請求書の作成において、金額や条件を示す際に活用します。料金の内訳を詳細に記載した後、「上記の金額にて承認願います」といった形で使用されます。
人事関連の書類作成時に、異動や昇進の詳細を記載する場面で使用します。発令内容を明確に示した後、「上記の通り発令する」という形で締めくくることが一般的です。
研修や説明会の資料作成時に、重要なポイントをまとめる際に使用します。学習内容を箇条書きで示した後、「上記の内容を確実に習得してください」といった形で使われます。
商品やサービスの仕様書作成時に、特徴や機能を説明する場面で使用します。詳細な仕様を列挙した後、「上記の機能を標準装備しています」という形で説明を締めくくります。
クレーム対応や問題解決の報告書において、対応策を示す際に使用します。具体的な改善策を列挙した後、「上記の対策を実施いたします」といった形で使用されます。