「首記の件」意味と実践的なビジネス例文。メール作成&言い換えまとめ

ビジネス文書でよく使用される「首記の件」は、文書やメールの冒頭で述べた事項を指す丁寧な表現方法です。「表題の件」や「標記の件」とも言い換えられ、ビジネスシーンで重宝される便利な表現となっています。

特に、公式な文書やビジネスメールにおいて、話題の重複を避けながら簡潔に要件を伝える際に使用されます。この表現を使うことで、プロフェッショナルな印象を与えることができるでしょう。

Q
ビジネスにおいて「首記の件」の意味は?
A

文章の最初に書かれた内容を指し示す formal な表現です。ビジネス文書で頻繁に使用され、要件を簡潔に示す際の定番フレーズとなっています。

「首記の件」ビジネスにおける意味

  • ビジネス文書やメールの冒頭で触れた事項を指し示す際に使用します。特に長文の場合、2回目以降の言及で重複を避けるために効果的な表現方法です。
  • 「件名」や「表題」で示した内容を本文中で参照する際に使用することで、文書の形式的な体裁を整えることができます。また、読み手にとっても内容の理解がしやすくなります。
  • 正式な文書における定型句として広く認知されており、特にビジネス上の重要な案件や決裁文書などで使用されることが多い表現です。
ビジネスアドバイザー

文書の最初で要点を明確にし、「首記の件」で参照すれば、相手に伝わりやすい文章になりますよ!

ビジネスで使える例文

「首記の件」は様々なビジネスシーンで活用できます。以下の例文を参考に、状況に応じた適切な使用方法を身につけていきましょう。

以下に、実践的な例文をご紹介します。それぞれの文脈に合わせて使い分けることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

首記の件について、承知いたしました。
首記の件に関する資料を添付させていただきます。
首記の件につきまして、ご検討いただき誠にありがとうございます。
首記の件の進捗状況をご報告させていただきます。
首記の件に関しまして、ご確認をお願い申し上げます。
早速首記の件について、社内で検討いたしました。
首記の件の納期について、ご相談させていただきたく存じます。
ご依頼いただきました首記の件の見積書を作成いたしました。
首記の件に関する打ち合わせの日程調整をお願いいたします。
首記の件につきまして、具体的な実施方法をご提案させていただきます。
首記の件の契約書類一式を送付させていただきます。
首記の件について、今後の対応方針を検討しております。
首記の件に関する決裁が完了いたしましたので、ご報告申し上げます。
首記の件の工程表を作成いたしましたので、ご確認ください。

これらの例文は、主にビジネス文書やメールでの使用を想定しています。状況や文脈に応じて、適切な表現を選択することが重要です。

特に注目すべき点は、「首記の件」の後に続く言葉の選択です。「について」「に関して」「につきまして」など、様々な助詞や表現を使い分けることで、より自然な文章となります。

また、文章の主旨に合わせて、「ご報告」「ご相談」「ご確認」などの目的を明確に示すことで、より効果的なコミュニケーションが可能になるでしょう。

ビジネスでのメール作成例

掲題:商品開発プロジェクトの進捗報告について

山田製作所株式会社
鈴木部長様

いつもお世話になっております。

首記の件につきまして、現在の進捗状況をご報告させていただきます。

先週のミーティングでご指摘いただいた点について、社内で検討を重ねた結果、技術的な課題をクリアできる見通しが立ちました。

つきましては、具体的な実施計画書を作成いたしましたので、添付資料にてご確認いただけますと幸いです。

なお、来週中旬までに詳細な工程表を作成する予定でございます。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

株式会社テクノソリューション
営業部 佐藤

メール作成のポイントとして、以下の点に注意が必要です。

1. 件名は具体的かつ簡潔に記載し、内容が一目で分かるようにします。

2. 「首記の件」を使用する際は、必ず件名との関連性を明確にします。

3. 本文は目的や要件を明確に示し、段階的に説明を展開していきます。

4. 結論や依頼事項は明確に記載し、相手に求める行動を具体的に示します。

「首記の件」をビジネスで使う効果的な場面

「首記の件」は、ビジネスシーンにおいて適切に使用することで、より効果的なコミュニケーションを実現できます。以下に、具体的な使用場面をご紹介します。

  • 報告書や提案書など、正式な文書を作成する際に使用します。特に、複数の案件を扱う文書では、話題の整理と明確化に効果的です。
  • 重要な決裁文書や契約関連の書類において、内容の正確な参照が必要な場合に使用します。文書の形式的な体裁を整えつつ、要件を明確に示すことができます。
  • 取引先や関係各所とのメールのやり取りで、特に重要な案件について言及する際に使用します。プロフェッショナルな印象を与えながら、的確な意思伝達が可能です。
  • 会議や打ち合わせの議事録作成時に、主要な議題を参照する際の表現として使用します。複数の話題がある場合でも、明確な区分けが可能になります。
  • プロジェクトの進捗報告や状況確認の文書で、具体的な案件を指し示す際に使用します。特に長期的なプロジェクトでは、話題の一貫性を保つのに役立ちます。
  • クレームや問題解決に関する文書作成時に、事案を明確に示す表現として使用します。正式な対応であることを示しつつ、誠意ある対応を表現できます。
ビジネスアドバイザー

重要な文書では、必ず件名を明確にして「首記の件」を活用しましょう!

「首記の件」目上の人に使う敬語

「首記の件」は、それ自体が敬語表現として使用される言葉です。以下に、その構成要素と使用方法について説明します。

  • 「首記」は、文書の冒頭に記載された内容を指す謙譲語的な表現です。「記す」という動詞を名詞化した形で使用されています。
  • 「件」は、案件や事項を表す言葉で、ビジネス文書での使用に適した丁寧な表現となっています。
  • 通常は「につきまして」「に関しまして」などの丁寧語と組み合わせて使用することで、より丁重な表現となります。

目上の方に使用する際は、以下の点に特に注意が必要です。

1. 「首記の件」の後には、必ず適切な敬語表現を続けるようにします。

2. 文書全体の文体と統一感を持たせ、一貫した丁寧さを保ちます。

3. 特に重要な案件や公式な文書では、より丁重な表現を心がけます。

言い換え&類語

「表記の件」
最も一般的な言い換え表現で、ビジネス文書でよく使用される表現です。
「標記の件」
正式な文書でよく見られる表現で、特に重要な案件に使用されることが多いでしょう。
「件名の件」
メールなどで使用される簡潔な表現方法となっています。
「本件」
より簡潔な表現を好む場合に使用される言葉ですね。
「掲題の件」
格式の高い文書で使用される表現方法となっているのが特徴です。
「当該案件」
より具体的な事案を指す際に使用する表現となっています。
「本案件」
特定の事業や計画について言及する際によく使用されます。
「この度の件」
より柔らかい印象を与える表現方法といえるでしょう。
「該当の件」
特定の事項を指し示す際に使用される表現です。
「表題の件」
文書の冒頭部分を指す際によく使用される言葉となっています。
「前述の件」
既に説明した内容を参照する際に適した表現方法です。

言い換えを行う際は、文書の性質や相手との関係性を考慮して適切な表現を選択することが重要です。また、文章全体の調子と統一感を保つことで、より洗練された印象を与えることができるでしょう。

特に公式文書では、より格式の高い表現を選択し、一貫性のある丁寧な文体を維持することを心がけましょう。

「首記の件」間違った使用法

ビジネス文書における「首記の件」の誤用は、印象を損ねる原因となります。以下に、典型的な間違い例と正しい使用方法をご説明します。

  • 【誤】「首記の内容に関して」
    【正】「首記の件に関して」
    →「首記」と「内容」は重複した表現となるため、「件」を使用します。
  • 【誤】「首記の事項の件」
    【正】「首記の件について」
    →「事項」と「件」が重複しているため、シンプルな表現にします。
  • 【誤】「記載した首記の件」
    【正】「首記の件」
    →「記載した」は不要な表現となります。
  • 【誤】「前述の首記の件」
    【正】「首記の件」または「前述の件」
    →「前述」と「首記」は同じ意味を指すため、どちらかを選択します。
  • 【誤】「上記の首記の件」
    【正】「首記の件」または「上記の件」
    →「上記」と「首記」は重複表現となるため、どちらかを選択します。
ビジネスアドバイザー

重複表現を避け、シンプルな表現を心がけることが大切ですよ!

「首記の件」まとめ

ビジネス文書において「首記の件」は、プロフェッショナルな印象を与える重要な表現です。適切な使用により、文書の質が向上し、より効果的なコミュニケーションが可能となります。

特に、公式文書やビジネスメールでは、相手との関係性や文書の目的に応じて、適切な敬語表現と組み合わせることが重要です。また、重複表現を避け、簡潔で明確な文章を心がけることで、より洗練された印象を与えることができるでしょう。

文書作成の際は、常に読み手の立場に立って、分かりやすさと正確さを意識することが大切です。「首記の件」を効果的に活用することで、ビジネスコミュニケーションの質を高めることができます。

最後に、時と場合に応じて適切な言い換え表現を使用することで、より自然で円滑なコミュニケーションが実現できます。これらの点を意識して活用することで、ビジネスパーソンとしての印象向上にもつながるはずです。