ビジネスの場面では、相手に対する配慮と敬意を込めて適切な言葉遣いで連絡を取ることが大切です。状況に応じて口頭やメール、チャットなど、最適な手段を選んで連絡することがポイントになります。
- Qビジネスにおいて「連絡する」の意味は?
- A
業務に必要な情報を、適切なタイミングと方法で相手に伝達し共有すること。状況の報告や予定の確認、依頼事項の伝達など、仕事を進める上で欠かせないコミュニケーション手段です。
INDEX
「連絡する」上司への正しい敬語の使用法
「連絡する」を敬語で表現する際は、相手や状況に応じて適切な形を選ぶことが重要です。基本的な構成要素を見ていきましょう。分類 | 表現例 | 使用場面 |
---|---|---|
尊敬語 | ご連絡される | 上司の行動を表現 |
謙譲語 | ご連絡申し上げる | 自分から上司へ |
丁寧語 | 連絡いたします | 一般的な丁寧表現 |
上司への連絡は「ご連絡申し上げます」を基本フレーズにしましょう!
- 「連絡する」の尊敬語は「ご連絡される」「ご連絡なさる」
- 謙譲語は「ご連絡申し上げる」「連絡させていただく」
- 丁寧語は「連絡いたします」「ご連絡いたします」
「連絡する」の敬語を用いた言い換え
「ご報告申し上げます」
正式な場面で使用する最も丁寧な表現方法です。
正式な場面で使用する最も丁寧な表現方法です。
「お知らせいたします」
一般的な情報共有の際によく使われる表現でしょう。
一般的な情報共有の際によく使われる表現でしょう。
「ご連絡させていただきます」
謙譲の意を込めた標準的な表現になります。
謙譲の意を込めた標準的な表現になります。
「申し伝えさせていただきます」
格式高い場面で使用する表現方法ですね。
格式高い場面で使用する表現方法ですね。
「お伝えいたします」
シンプルながら十分な敬意を示す表現です。
シンプルながら十分な敬意を示す表現です。
「ご一報差し上げます」
簡潔に要点を伝える際に適した表現になります。
簡潔に要点を伝える際に適した表現になります。
「お届けいたします」
文書や情報を提供する際の丁寧な表現方法でしょう。
文書や情報を提供する際の丁寧な表現方法でしょう。
「お知らせ申し上げます」
正式な案内や告知の場面で使用される表現です。
正式な案内や告知の場面で使用される表現です。
「ご案内申し上げます」
特に重要度の高い情報を伝える際の表現になります。
特に重要度の高い情報を伝える際の表現になります。
状況に応じて使い分けることで、より適切なコミュニケーションが取れますよ!
ビジネス例文一覧
ビジネスシーンでの「連絡する」の使用例をご紹介します。状況や相手によって適切な表現を選ぶことが重要です。特に、上司や取引先との会話では敬語を適切に使用し、明確で誠意のある伝え方を心がけましょう。
部長、先ほどの件について改めて連絡する必要がございましたので、お時間をいただけますでしょうか。
本日中に取引先様へ連絡する予定でございますが、内容の確認をお願いできますでしょうか。
お客様から明日までに連絡するとのことでしたので、返答が来次第共有させていただきます。
来週の会議について皆様に連絡する件がございますので、メールを送付させていただきます。
先方から連絡する時間帯について指定がございましたので、スケジュールの調整をお願いいたします。
緊急の案件について連絡する必要が生じましたので、申し訳ございませんがお電話させていただきました。
担当部署に直接連絡するよう指示を受けましたので、本日中に対応させていただきます。
進捗状況について定期的に連絡することになっておりますので、週報を作成いたしました。
部門間で連絡する事項が発生しましたので、関係者を集めて会議を設定いたしました。
基本形の「連絡する」を状況に応じて使い分けることで、意図がより明確に伝わりますよ!
「連絡する」ビジネスでの意味合い
ビジネスにおいて「連絡する」は、単なる情報伝達以上の重要な意味を持ちます。それは、業務の進行状況や重要な情報を適切なタイミングで共有し、円滑なビジネスコミュニケーションを実現する手段となるからです。タイミングと内容の正確さが信頼関係を築く鍵になりますよ!
- 速やかな情報共有により、業務の遅延を防ぎ、効率的な進行を実現します。特に重要な案件や緊急性の高い事項については、できるだけ早い段階での連絡が求められます。
- 適切な方法と表現での連絡により、ビジネス上の信頼関係を構築・維持することができます。メールや電話、対面など、状況に応じて最適な手段を選択することが重要です。
- 正確な情報伝達を心がけ、誤解や行き違いを防ぐことで、スムーズな業務遂行を支援します。特に複数の関係者がいる案件では、情報の正確性が極めて重要になります。
ビジネスメール作成例
掲題:プロジェクト担当者変更の件
株式会社グローバルシステム
山田様
いつもお世話になっております。
現在進行中のシステム開発プロジェクトについて、ご確認させていただきたい件がございます。
先日、御社の体制変更に関する打ち合わせの際、新任の担当者様へ直接連絡する必要が出てくるとのお話がございました。その際の進め方についてご確認させていただけますでしょうか。
もし担当者様が決定しましたら、下記の件についてご説明させていただきたく存じます。
・これまでの開発進捗状況
・今後のスケジュール
・技術要件の詳細説明
つきましては、新担当者様への引き継ぎの時期や方法について、ご指示いただけますと幸いです。
また、追加で説明が必要な事項がございましたら、併せてお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社グローバルシステム
山田様
いつもお世話になっております。
現在進行中のシステム開発プロジェクトについて、ご確認させていただきたい件がございます。
先日、御社の体制変更に関する打ち合わせの際、新任の担当者様へ直接連絡する必要が出てくるとのお話がございました。その際の進め方についてご確認させていただけますでしょうか。
もし担当者様が決定しましたら、下記の件についてご説明させていただきたく存じます。
・これまでの開発進捗状況
・今後のスケジュール
・技術要件の詳細説明
つきましては、新担当者様への引き継ぎの時期や方法について、ご指示いただけますと幸いです。
また、追加で説明が必要な事項がございましたら、併せてお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
担当者変更時は事前に連絡手順を確認しておくと、スムーズな引き継ぎができますよ!
「連絡する」を使うビジネスシチュエーション
ビジネスシーンでは様々な場面で「連絡する」という表現が使用されます。状況に応じて適切な表現方法を選択することで、より効果的なコミュニケーションが実現できます。相手と状況に応じた連絡方法を選択することで、スムーズな業務進行につながりますよ!
- 進捗報告:プロジェクトや業務の進行状況について、定期的または必要に応じて上司や関係者に報告する場面。特に重要な局面や問題が発生した際には、速やかな連絡が求められます。
- スケジュール調整:会議や打ち合わせの日程を決める際、参加者の予定を確認し、最適な時間を設定するために連絡を取り合います。
- クライアントとの情報共有:取引先との商談や提案内容の確認、納期の調整など、重要な業務連絡を行う場面で使用します。
- 緊急対応:突発的な問題や事故が発生した際、関係者全員に速やかに状況を伝え、対応策を共有する必要がある場面です。
- 社内調整:部署間での情報共有や業務協力の依頼、リソースの調整など、組織内での円滑な業務遂行のために連絡を取り合います。
- フォローアップ:商談後や会議後の確認事項、決定事項の共有など、継続的なコミュニケーションが必要な場面で活用します。
「連絡する」間違った使用法
ビジネスにおいて「連絡する」の使用を誤ると、円滑なコミュニケーションを妨げる原因となります。適切な表現と使用方法を心がけることが重要です。確実な情報伝達のために、曖昧な表現は避けましょう!
- 「後で連絡します」:具体的な時間を明示せず、あいまいな表現を使用している例です。「本日15時までにご連絡いたします」のように、明確な時間を示すべきです。
- 「連絡しておきます」:責任感の欠如を感じさせる軽い表現です。「必ず連絡させていただきます」など、確実な対応を示す表現を使用しましょう。
- 「連絡したと思います」:不確実な情報伝達を示す表現です。「〇月〇日に連絡させていただきました」のように、具体的な事実を述べるべきです。
- 「連絡が来てません?」:受け身的で無責任な確認方法です。「〇〇様からの連絡はございましたでしょうか」と丁寧に確認しましょう。
- 「誰かに連絡して」:指示が不明確で責任の所在が不明です。「〇〇部署の△△さんに連絡をお願いいたします」と具体的に伝えましょう。
- 「もう連絡したでしょ」:相手を責めるような不適切な表現です。「先日〇月〇日にご連絡させていただきましたが」と、事実を丁寧に確認しましょう。
まとめ
ビジネスにおける「連絡する」は、組織やチーム内での円滑なコミュニケーションを支える重要な役割を果たしています。適切なタイミングと方法で連絡を取ることで、業務効率の向上と良好な人間関係の構築につながるでしょう。特に重要なのは、相手や状況に応じた適切な表現方法の選択です。敬語の使用や言葉遣いに気を配りながら、明確で誠意のある連絡を心がけることが、ビジネスパーソンとしての基本姿勢となります。
連絡手段の選択も重要なポイントとなります。対面、電話、メール、チャットなど、状況や緊急性に応じて最適な方法を選ぶことで、より効果的なコミュニケーションが実現できるはずです。
最後に、連絡は単なる情報伝達ではなく、ビジネス上の信頼関係を築く重要な機会でもあります。正確さと迅速さを心がけながら、相手への配慮を忘れない連絡を心がけましょう。