フレーズ「お伝えしておきます」は、情報やメッセージを相手に渡すことを約束する表現です。
情報が必要な人に確実に伝える責任を持っていることを伝えるのに使います。
「お伝えしておきます」仕事で使う上での意味
このフレーズは、情報を伝えることが確定している状況、または情報を第三者に渡す意志があることを示します。
ビジネス場面では、責任をもって情報を確実に伝えることの表れとして使われます。
- 事前に情報を共有しておくことで、スムーズな業務進行を助けることができます。
- 忘れがちな情報も、このフレーズを使うことで相手に確実に伝える意志があることを示せます。
- チーム内でのコミュニケーションを円滑にし、誤解を防ぐためにも効果的です。
- 上司やクライアントへの報告の際に使うことで、プロフェッショナルな態度を示すことができます。
- 緊急度が高い情報に対して使うと、その重要性を相手に伝えることができます。
- 会議やミーティングの後に確認事項として使うと、次のアクションへの準備ができます。
ビジネス例文
例文を作る際は、具体的な情景や状況を想定し、どのようにフレーズを活用するかを明確にすることが大切です。
異なる状況に応じて表現を微調整することで、より自然で適切なコミュニケーションが可能になります。
「お伝えしておきます」を仕事で使う場面
このフレーズは様々なビジネスシチュエーションで役立ちます。
以下のような場面で特に有効です。
- 報告書の提出予告
- 会議の決定事項を関係者に共有する時
- クライアントへの重要な更新情報を伝える時
- プロジェクトの進捗状況を上司に報告する時
- 社内での重要な変更点を伝える時
- 重要な顧客情報をチームに共有する時
「お伝えしておきます」敬語と文法を解説
「お伝えしておきます」という表現は、敬語の一種です。
「伝える」という動詞を尊敬表現にするため、「お〜する」という形を使います。
これに「〜ておく」という形を加えることで、「前もって行う」という意味が加わります。
この二つを組み合わせることで、「事前に情報を伝えておく」という、相手に対する配慮が表れる表現になります。
ビジネスメール例
日向電機株式会社
山田様
プロジェクトの最新の進捗をお伝えしておきます。
現在、第三フェーズの開発が順調に進んでおり、来週にはテスト段階に入る予定です。
詳細なスケジュールと共に、次回の打ち合わせではさらなる詳細を共有いたします。
何かご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。
宜しくお願いいたします。
言い換え集
言い換えをする際には、同じ意味を持ちつつ、場面や相手に応じて適切な言葉を選ぶことが大切です。
以下に、異なる表現を挙げ、それぞれの使い方を解説します。
「お伝えしておきます」と同様に使えますが、こちらは報告のニュアンスが強いです。
情報を伝える際に使う表現で、公式な場面や一般的な情報共有に適しています。
少しカジュアルなニュアンスで、同僚などの近い関係に使用できます。
非常に丁寧な表現で、外部のビジネス関係者などに使うと好印象です。
情報の伝達を表すときに使いますが、具体的な内容が少なく感じることがあります。
かなり敬語的な表現で、特に尊敬する相手に対して使うことが適しています。
自分自身ではなく、他の誰かが連絡をする場合に使う表現です。代理のニュアンスが含まれます。
情報を伝えるだけでなく、話し合いを含むことを示す表現です。より対話を求める状況で有効です。
「お伝えしておきます」誤った使用法
「お伝えしておきます」という表現は非常に便利ですが、誤って使用すると誤解を招くことがあります。
例えば、実際には情報を伝える意志や確実性が低い場合に使ってしまうと、信頼を損ねる原因になりかねません。
また、個人的な意見や感情を伝える際にこの表現を使用すると、不適切な場合があります。
このフレーズは事実や確定した情報を伝える際に最適ですが、推測や未確定の情報に使うのは避けるべきです。
まとめ
ビジネスコミュニケーションにおいて、「お伝えしておきます」というフレーズは非常に役立ちます。
情報を効果的に伝える手段として、また確実に伝える責任を持つことを示す表現として用いられます。
使い方を間違えなければ、信頼性の向上にも繋がり、業務の効率化にも大きく貢献します。
この表現を適切に活用することで、クリアで効果的なビジネスコミュニケーションを展開することができるでしょう。